各部门：

按照《高等学校档案管理办法》（教育部第27号）、《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局第30号）等档案法律法规规定和档案管理规范要求，我院启动2018年度档案归档工作。重点汇总2018年度各部门产生的各类归档文件资料和往年未及时归档材料，请各部门按归档要求整理齐全并移交档案室。现将2018年度档案归档工作通知如下：

一、工作要求

1、档案是学院各项活动的真实记录，集中反映着学院的发展轨迹、文化积淀、办学特色和管理水平，具有无法替代的凭证、参考、宣传和教育作用。各部门是学校档案工作的源头，要高度重视并切实做好年度档案归档工作，部门责任人要做好本部门档案归档工作分工，确保按时完成归档工作。

2、部门负责人加强对本部门档案工作的领导，严格贯彻立卷制度，档案员要切实履行岗位职责，确保归档文件材料收集齐全，完整规范，并按时移交档案室。

3、严格按照档案法律法规和档案管理规范，依法治档，规范治档，严禁将公务活动中形成的归档文件材料据为已有或放置立卷部门自行保管。

4、在对文件进行整理、归档过程中，加强与档案室沟通，共同做好2018年度档案立卷归档工作，确保各类档案及时完整归档。

二、归档范围

1、凡属2018年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、教学、科研、招生、基建、资产与宣传等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均应归档。各种载体（如照片、光盘、磁盘、磁带、电子文件等）文件材料应随相应纸质文件材料同时归档。

2、2018年度学院各单位收到的上级或业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。

3、2018年度各部门举行重大活动、专项重要工作（如：资助工作、审计工作、招投标工作、专业认证）形成的、具有保存价值的文件材料，要按活动、工作内容立专题卷归档。

4、各单位在2018年度工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的文件材料。

5、各单位获得的市级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册，重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。

6、2018年以前应归但未及时归档的文件材料。

三、归档要求

1、各部门按照归档目录（见附件1）准备归档材料，各部门负责人将涉及到本部门的档案材料的整理工作进行合理分工，确保本部门按时间节点提交档案。

2、实物档案归档须标明事由（事件）及时间、地点、人物；电子档案归档须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘。

3、归档材料应是原件，复印件原则上不得归档，要求文字清晰、用纸规范。

4、归档材料必须完整，如请示与批复、正文与附件等应一并归档，不得遗漏和散失。

5、电子文档与纸质文件同时归档。在移交归档材料的同时移交对应的纸质版和电子版档案目录。

6、报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

7、将文件材料按照归档部门、年度、保存期限（永久、长期、短期）将材料进行整理，暂时不用编号，做好文件目录（见附件2），标清每份文件页数，单独问题的每份文件是一卷，同一问题的几个文件也可构成一卷。

四、归档时间

1、按年度归档的党政部门，请于2019年6月15日移交2018年度产生的以及2018年以前应归但未及时归档的各类文件材料；

2、按教学年度归档的部门，请于2018年6月15日移交上一教学年度归档材料以及应归但未及时归档的材料。

3、科研、基建和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后2个月内归档。

五、归档程序

1、归档验收：归档材料移交时，交接双方当面清点核对。档案室按立卷归档要求进行验收，不符合要求的将退回归档部门，验收合格后方可办理移交手续。

2、归档手续：归档单位移交归档材料时需填写《移交清单》（见附件3），移交清单一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章（或部门负责人签名）后各留一份备查。

各单位在收集整理及移交过程中如有疑问，可与党政办联系。（联系电话：7557997）

党政办公室

                                2019年5月21日

附件1：各部门归档目录

附件2：归档文件目录模板

附件3：学院立档单位文件材料归档移交清单