第一章 总则

第一条 为规范学院办公电话管理，提高办事效率，降低行政管理费用，特制定本规定。

第二章 适用范围

第二条 本规定适用于学院所有办公电话的管理。

第三章 职责分工

第三条 党政办公室负责全院办公电话的综合管理。

第四条 图书信息中心负责全院办公电话的技术维护和设备管理。

第五条 各部门负责本部门办公电话的具体管理。

第四章 管理规定

第六条 学院办公电话按照工作职责实行内外线功能设定管理。院级领导、中层干部电话保留外线功能，招生就业处、学生工作处、后勤仓库、财务处、值班电话五部外联电话保留外线功能；其他电话全部取消外线功能，只保留内线功能。

第七条 保留外线功能的分机，按照工作职责及部门外联业务量实行月度通话费用分类定额。

第八条 因工作需要需拨打外线电话，请相关人员到本部门主管领导或所属部门外联电话拨打。

第九条 严禁公话私打和过度使用电话。

第十条 各部门使用办公电话注意使用礼貌用语，自觉维护学院良好形象。

第十一条 办公电话相关流程

（一）办公电话增设流程

1.根据业务需要需配备办公电话或更改功能，申请部门填写《办公电话增设审批单》，执行审批流程；

2.经批准后，申请部门将《审批单》交由图书信息中心负责安装，安装时间为3个工作日内。

（二）办公电话迁移流程

1.根据业务需要确需迁移电话机，申请部门填写《办公电话迁移审批单》，执行审批流程；

2.经批准后，申请部门将《审批单》交由图书信息中心负责迁移，迁移时间为2个工作日内。

（三）办公电话报修流程

1.当办公电话出现异常时，申请部门填写《办公电话维修审批单》，执行审批流程；

2.经批准后，申请部门将《审批单》交由图书信息中心负责维修。

3.经图书信息中心确认电话损坏无法使用，使用部门凭旧机到图书信息中心换取新机，并在《办公电话领用登记表》记录。

十二条 奖惩规定

对于公话私打或过度使用电话，一经发现，除对责任人按规定收取电话费外，给予通报批评。

第四章 附则

第十三条 本管理规定由党政办公室负责解释，自发布之日起执行。